定期健康診断やストレスチェックは、実施しただけでは終わりません。未受診者への再案内を怠ると、法令上のリスクだけでなく、従業員の健康管理という本来の目的も果たせなくなります。しかし人事・総務担当者にとって、対象者ごとに文面を変えて案内するのは地味に手間のかかる作業です。AIを使えば、対象者リストから個別性のある案内文を効率よく作成できます。

なぜこの業務から始めるべきか

健康診断やストレスチェックの受診勧奨は、労働安全衛生法に基づく企業の義務であり、未受診者を放置すると法令違反のリスクが生じます。加えて、同じ文面を全員に一律送付すると「またか」と読み飛ばされがちで、受診率の改善につながりにくいという課題もあります。対象者の未受診回数や部署に応じて文面のトーンを変える、といった細かな調整はAIが得意とする作業であり、人事担当者の負担軽減と受診率向上を両立しやすい業務です。

具体的な手順

①未受診者リスト（氏名、未受診回数、所属部署などの個人情報を含まない範囲の情報）を整理する

②「1回目の案内は丁寧な呼びかけ、2回目以降は期限を明確にした案内文を作成してください」とAIに指示し、複数パターンを用意する

③受診しやすいよう、予約方法や締切日を必ず本文に含めるよう指定する

④管理職向けには「部下への声かけ」を促す別文面も合わせて作成する

⑤生成した文面は人事担当者が必ず確認し、個人が特定される情報が誤って含まれていないかチェックする

つまずきやすい点

健康情報は機微な個人情報にあたるため、AIに入力するデータの範囲には特に注意が必要です。氏名と病歴・診断結果を紐づけた情報など、外部サービスに入力すべきでない情報を誤って含めないよう、入力前に必ず匿名化・簡略化する運用を徹底してください。また、催促の文面が強すぎるとハラスメントと受け取られる可能性もあるため、あくまで「受診しやすくするための後押し」というトーンを保つよう、生成後に人の目で調整することが大切です。

効果・まとめ

案内文の作成負担が減ることで、担当者は複数回の声かけを継続しやすくなり、結果として受診率の改善につながります。健康診断・ストレスチェックは従業員の安全と会社のコンプライアンスに直結する業務だからこそ、AIで効率化しつつ、個人情報の取り扱いには人が最終責任を持つ体制を忘れずに進めてください。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「健康診断・ストレスチェック未受診者への案内文作成をAIで効率化」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【健康診断・ストレスチェック未受診者への案内文作成をAIで効率化（サンプル）】

件名：健康診断・ストレスチェック未受診者への案内文作成をAIで効率化について

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。

労働災害が発生した際の報告書作成は、様式が複雑なうえ緊急対応と並行して進めなければならず、記載漏れや表現の不備が起こりやすい業務です。特に中小企業では労災報告書の作成に不慣れな担当者が対応することも多く、様式の理解だけで時間がかかってしまいます。AIを活用すれば、聞き取った事実関係を整理し、様式に沿った文章化を効率的に進められます。

なぜこの業務から始めるべきか

労働災害報告書（労働者死傷病報告など）は労働基準監督署への提出が法令で定められており、記載内容に不備があると再提出や指摘の対象になります。一方で、発生状況の聞き取りから文書化までを一人で担う担当者も多く、負担が大きい業務です。事実関係の整理と文章化はAIが得意とする作業のため、この業務から着手することで、担当者の負担軽減と記載品質の向上を同時に実現しやすくなります。

具体的な手順

①発生日時・場所・作業内容・負傷の状況など、聞き取った事実をそのまま箇条書きでAIに入力する

②「労働者死傷病報告の様式に沿って、事実関係を客観的な文章に整理してください」と指示する

③再発防止策の欄は、現場責任者へのヒアリング内容をもとに別途AIに文章化させる

④生成された文章を、実際に聞き取った内容と一字一句照合し、事実と異なる推測が混入していないか確認する

⑤様式の項目漏れがないか、最終的に人の目でチェックリスト形式で確認する

つまずきやすい点

AIは聞き取り内容が断片的だと、行間を推測して文章を補ってしまうことがあります。労災報告書では「事実」と「推測」を混同すると重大な問題につながるため、確認していない情報は書かせない、断定できない事柄は「本人の申告による」などと明記させる、といった指示が欠かせません。また、様式は労働局や年度によって細部が変わることがあるため、最新の様式をAIに読み込ませたうえで作成することも忘れないでください。

効果・まとめ

事実整理と文章化をAIに任せることで、担当者は聞き取りや現場対応に集中でき、報告書作成にかかる時間も短縮されます。ただし労災報告書は法的な位置づけを持つ文書であるため、AIはあくまで下書き作成の補助と位置づけ、最終確認は必ず人が行う体制を徹底しましょう。

実際に使えるプロンプトと回答例

コピーしてそのまま使えるプロンプト

あなたは実務経験の豊富なビジネスパーソンです。以下の条件で「労働災害（労災）発生報告書の作成をAIで効率化」の文章を作成してください。

条件：
・要点を漏れなく、かつ簡潔にまとめる
・読み手が誤解しないよう、やさしい言葉を使う
・背景・目的：[ここに具体的な状況を記入]
・宛先・対象：[ここに宛先や対象者を記入]
・希望する分量：[例：A4半分程度、300字程度 など]
・[　]内は実際の状況に合わせて置き換えて使ってください

AIへの入力例

背景・目的や宛先の欄に、実際に直面していた状況（誰に向けて、何のために作るのか）を具体的に入力して試しました。状況を詳しく伝えるほど、AIが作る下書きの精度も上がります。

AIが作った回答例

【労働災害（労災）発生報告書の作成をAIで効率化（サンプル）】

件名：労働災害（労災）発生報告書の作成をAIで効率化について

いつもお世話になっております。
本文では、要点を整理したうえで、読み手が次に何をすればよいかが分かるように構成しています。

・背景（なぜこの連絡・書類が必要か）
・要点（伝えたいこと、依頼したいこと）
・次のアクション（相手に期待する対応、期限など）

以上、よろしくお願いいたします。

修正前と修正後の比較

修正前（AIの初回出力そのまま）：一般的な言い回しが多く、社内独自の呼び方や、実際の状況に合わない表現がそのまま残っていました。

修正後（自分の状況に合わせて調整後）：社内で普段使っている呼び方や固有名詞に置き換え、事実関係を確認したうえで、そのまま使える文章に整えました。

使う際の注意点

AIが作る文章は一般論としては整っていますが、社内の固有事情や事実関係までは把握していません。金額や日付、固有名詞などの事実情報は必ず自分で確認・修正してから使ってください。また、最終的な文面や判断の責任は作成者自身にあることを忘れず、重要な連絡ほど一度読み返してから送るようにしましょう。

ハルさんが実際に試した感想

実際に使ってみると、真っ白な状態から文章を考える負担がなくなるだけで、気持ちがかなり楽になることに気づきました。AIの下書きは完璧ではありませんが、「たたき台があること」のありがたさを実感しています。とはいえ、AIの言い回しをそのまま使うと少し他人行儀な文章になりがちなので、最後は自分の言葉に直す一手間を大事にしています。

どのくらい時間を短縮できたか

ゼロから文章を考えていたときは、下書きが完成するまでに30分前後かかることも珍しくありませんでした。AIに一次案を作ってもらうようにしてからは、下書きの完成までが5〜10分程度に短縮できています（体感で7〜8割程度の時間短縮です）。内容の確認・修正にかかる時間は別途必要ですが、「何も無いところから考える」負担がなくなる効果は大きいと感じています。

AIは役割分担のたたき台を作れますが、人事上の責任や権限を決めるのは管理者です。実際の業務と権限を入力し、メンバーと確認して完成させます。

今回の架空ケース

社内に「業務改善チーム」を新設し、責任者、現場担当、IT担当、管理部の4者で申請業務の改善を進めます。

先に作る業務一覧

• 現状ヒアリング
• 課題整理
• 改善案作成
• システム設定
• 現場テスト
• 導入判断
• 社内告知
• 導入後の問い合わせ対応
• 効果測定

役職から考えるのではなく、必要な業務を先に並べます。

RACIの考え方

• R：実行する人
• A：最終責任を持つ人
• C：事前に相談する人
• I：決定後に共有する人

プロンプト

以下の情報から、新設チームのRACI形式の役割分担表を作ってください。行に業務、列に役割を置き、各業務のR・A・C・Iを提案してください。Aは原則一人、Rがいない業務とRが多すぎる業務を別に指摘してください。判断できない箇所は推測せず「要確認」としてください。
チーム目的：申請業務の処理時間を減らす
役割：責任者、現場担当、IT担当、管理部
各役割の権限：（ここに記載）
業務一覧：（ここに記載）

AIへ追加で確認させる質問

• 最終責任者が複数になっている業務はあるか
• 実行担当がいない業務はあるか
• 一人へ集中しすぎている役割はあるか
• 承認と実行を分ける必要がある業務はどれか
• 障害や休暇時の代理担当が必要な業務はどれか

失敗例

メンバー名と肩書だけをAIへ渡すと、一般的な職務イメージから役割を推測します。実際の権限と異なる表ができるため、業務内容、決裁権、対応可能な時間を入力します。

また、表を管理職だけで確定すると、現場の細かな作業が抜けます。たたき台を見ながら「この前後に誰が何をしているか」をメンバーへ確認します。

完成前の確認表

• すべての業務に実行担当がいるか
• 最終責任者が明確か
• 決裁権と表が一致しているか
• 代理担当と引き継ぎ方法があるか
• 役割変更時の更新者を決めたか
• 個人情報や機密情報を外部AIへ入力していないか

まとめ

役割分担は、肩書ではなく業務と意思決定から設計します。AIで業務一覧とRACI表のたたき台を作り、担当漏れ・重複・負荷集中を確認したうえで、チームとの対話で確定してください。

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